Como a seleção de fornecedores impacta o seu evento
A seleção de fornecedores é um dos principais desafios do seu planejamento. Em um mercado que vive em constante mudança, diferenciar-se dos concorrentes e engajar o público são características que precisam estar no topo dos critérios de definição do fornecedor. A empresa escolhida precisa estar alinhada aos mesmos princípios e atuar com a mesma disposição que a sua organização.
Outros critérios devem ser avaliados e considerados antes de bater o martelo. Dentre eles estão a comprovação de experiência, tempo de mercado, estabelecimentos de Service Level Agreement – SLA que precisam estar no escopo, entre outros critérios para a seleção do fornecedor.
Neste artigo, apresentaremos quais são os principais critérios que devem ser levados em consideração para a seleção de fornecedor ideal para o seu evento.
Seleção de fornecedores além dos critérios básicos
A escolha do fornecedor para o seu evento deve ir além do preço ofertado, operação e execução. Devem ser levados em consideração os custos associados à aquisição do serviço, a qualidade técnica demonstrada pelo fornecedor, a velocidade das entregas, a capacidade tecnológica do fornecedor, sua saúde financeira, estrutura e estratégia organizacional. Esses são alguns itens que devem ser adotados como critérios de qualificação do fornecedor a ser contratado.
Outro ponto importante é a expertise do fornecedor, além da sua vivência no mercado de eventos corporativos. Leve em consideração seus skills como os tipos de eventos com os quais trabalha, se a equipe que desenvolverá o projeto possui capacidade técnica e experiência suficiente para assumir as tarefas programadas e com quais clientes já trabalhou anteriormente.
Quanto mais experiente for a equipe formada para planejar e executar o seu evento, com mais qualidade o resultado final será percebido. Isso é decorrente dos relacionamentos que essa equipe tem com os fornecedores dos mais variados tipos, alinhado com a necessidade do seu evento.
Economia de tempo e investimentos precisos
Contar com uma produtora de eventos, que está junto à sua organização desde o briefing, até o pós-evento, gera economia de tempo para a sua empresa, além do investimento ser feito de maneira assertiva.
Produtoras que possuem sistemas de gestão de projetos, com metodologia para auferir o ROI (return on investiment) e que estimulam o win-win, por meio do success fee, precisam estar entre as primeiras para a seleção do fornecedor. Com sistemas de gestão de eventos é possível acompanhar todas as etapas do evento, conciliar o que foi contratado e o que foi executado, além de conferir agilidade à execução do evento.
Dessa maneira, evita-se a falsa sensação de economia, uma vez que os relatórios são mais apurados e o ROI (retorno sobre o investimento) é claro e preciso.
Objetivos e princípios alinhados
Quando as empresas compartilham os mesmos objetivos, a negociação para a contratação do fornecedor fica mais simples. A empresa fornecedora, quanto mais satisfeita estiver ao trabalhar junto à sua organização, melhor será a entrega acordada. Com isso, todos ganham: a sua organização, os fornecedores e os participantes do seu evento.
Sobretudo, alguns princípios precisam estar alinhados, tais como: preocupação com o meio ambiente, ética, transparência e o quão tecnológico está preparado o fornecedor, agilidade e organização, são itens que precisam estar presentes em todo o processo de contratação.
Seleção de fornecedores criteriosa para o sucesso do evento
Para o seu evento alcançar o sucesso desejado e ter a qualidade final percebida pelos participantes, verifique se o fornecedor possui agilidade e flexibilidade em seus processos e se os profissionais estão atentos às novidades do mercado no qual atuam, assim como o seu próprio mercado. É importante identificar essas capacidades de adequação a mudanças devido as urgências de um cenário competitivo no qual as empresas estão inseridas.
O fornecedor que possuir essas capacidades será capaz de entender melhor as necessidades de mudanças e estar preparado para atender ao cliente quando esse mais necessitar. Além disso, com o auxílio da tecnologia, a previsibilidade de mudanças e a necessidade de adequação tornam-as mais ágeis.
Também, procure certificar-se pessoalmente da qualidade dos serviços prestados e agende uma visita durante a seleção de fornecedores. Peça a apresentação de cases para comprovar a qualidade do serviço.
Afinal, contratar um bom fornecedor para o seu evento, garantirá uma excelente entrega, dará mais visibilidade para a sua marca e impactará os participantes de maneira positiva.
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