Organizando um evento e atento às ocorrências

Os detalhes na organização de um evento têm prioridades que garantem a segurança dos participantes. Um evento bem sucedido enfrenta ocorrências, porém, estas ocorrências devem ser resolvidas com preparo através de um impecável planejamento, afinal, garantir e zelar pela participação saudável dos convidados é de extrema importância. Evitar ocorrências que possam justificar consequentemente pagamentos de indenizações ou multas também devem ser levados em consideração quando se planeja um evento.

Requisitos básicos devem ser bem estruturados e levados em consideração. Negligenciar esse tópico pode trazer grandes dores de cabeça. Pequenos problemas podem ocorrer por deixar esses requisitos como os últimos da lista na organização dos eventos. Trabalhar com o ditado que diz: “Melhor prevenir do que remediar” é um caminho sem erro.

Causas simples, mas que podem gerar graves consequências como: furtos, perda de objetos de valor, acidentes com convidados e até a queda de algum objeto, pode gerar muito desconforto aos convidados. Quando a empresa que está sediando o evento está preparada desde os detalhes mais simples, até os mais complexos, acontecendo um acidente, a empresa mostra que foi cautelosa com a segurança de seus participantes gerando confiança e credibilidade.

Por onde começar?

Primeiramente, um bom planejamento de segurança deve estar presente no início da organização do evento e requer conhecimento técnico e atuação de pessoal com treinamento especializado. Considerar a contratação de uma empresa como a Tour House que tem experiência e solidez no mercado é de grande importância para garantir a segurança e suporte avaliando as melhores condições nesta etapa. Ainda assim conhecimento para gerir os itens é essencial. Vamos apresentar três itens relevantes que devem constar no seu planejamento.

Local perfeito

Escolher o local por número de convidados, perfil e de acordo com o tema do seu evento é de extrema importância. Um ambiente pequeno e apertado para um grande número de pessoas pode representar risco à segurança dos convidados. Respeitar a capacidade do espaço é lei e trás conforto aos convidados. 

Documentação do local e infraestrutura em dia também garantem a segurança de todos os presentes.

Estacionamento e via de acesso tranquiliza seu convidado e garante a participação dele no evento. Provavelmente ninguém vai querer chegar atrasado ou ficar preocupado com seu veículo para aproveitar todos os momentos do evento.

Histórico de criminalidade nas redondezas deve ser avaliado de forma minuciosa. Um assalto ou roubo de veículos podem acabar com um evento feito com muito trabalho e maravilhosamente estruturado.

Autorização e licenças com antecedência 

Organizar um evento com toda a dedicação e empenho pode cair por terra se não possuir as autorizações para a sua realização, gerando multas e até cancelamento. Ninguém quer esse resultado. Dessa maneira, procurar os órgãos responsáveis que emitem essas documentações devem constar no seu planejamento. O mais importante deles e comumente é o Alvará de Funcionamento Temporário válido para cada evento emitido. Dependendo do Estado e tipo de evento, licenças específicas são emitidas. Em caso de manipulação de alimentos, pode ter a vistoria da Vigilância Sanitária. Uma outra situação pode ser o uso de fogos de artifícios. Nesse caso, uma autorização da Divisão de Produtos Controlados deve ser emitida. Um evento com apresentações musicais e de artistas devem garantir o pagamento dos direitos autorais ao Ecad (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) e dependendo da cidade e complexidade do evento, leva entre 15 a 90 dias para o processo ser liberado. Então, antecipar tudo é fundamental. Não seguir esses requisitos pode gerar acidentes e processos cíveis e criminais criando uma imagem negativa da empresa.

Contar com uma One Stop Shop, como a Tour House, especializada na criação, produção e logística de eventos, apoia todo esse trabalho agilizando seu evento.

Funcionários devidamente identificados

A famosa credencial, ou crachá, identifica quem trabalha e organiza o evento. Uma equipe devidamente uniformizada e padronizada facilita o reconhecimento e identificação de todos os participantes, diferenciando convidados e organizadores. Um detalhe de suma importância que contribui com a segurança em eventos. A Tour House desenvolve desde o crachá, até toda a estrutura Key Visual que é unicamente desenvolvida para cada evento. Ela entende todas as necessidades de um evento e alia essas necessidades à criatividade e bom gosto, garantindo uma criação personalizada para todos que estão trabalhando no evento.

Conte com a Tour House

Muitos detalhes que garantem a segurança dos convidados e da sua empresa devem constar no planejamento de um evento. A Tour House pode garantir que os processos do planejamento de segurança tenham um final bem sucedido oferecendo o Serviço Emergencial dedicado a grandes eventos. Garantir que tudo saia de acordo com o planejado é nossa maior preocupação. Ocorrências podem acontecer, mas a Tour House está preparada para resolver essas ocorrências de forma rápida e eficiente. Também contamos com um central de atendimento que opera em nossa sede 7 dias por semana, 24 horas por dia, amparando nossos clientes em situações de emergência. Com a Tour House, a experiência do seu evento está segura e será um sucesso.

Para saber mais sobre como a Tour House pode te ajudar a produzir os seus eventos, entre em contato com a nossa equipe comercial.