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RSVP especializada: o sucesso do seu evento

Nós, brasileiros, não temos o costume de confirmar  presença em eventos, e isso deve ser trabalhado pela empresa organizadora do evento. Além da confirmação alguns problemas podem acontecer e atrapalhar a presença do convidado em um evento.  Para contar com todos os convidados e garantir um evento de sucesso a Tour House Eventos tem a solução perfeita para controlar essas presenças. Uma plataforma consegue realizar estratégias positivas para que todo o caminho e planejamento de um evento tenha resultados positivos. A ferramenta utilizada para a confirmação da presença dos participantes em eventos é a RSVP, uma abreviação da expressão francesa “Réspondez S’il Vous Plaît”, que, traduzido para o português, significa: responda, por favor; e, adequando de uma melhor forma a expressão no caso, seria “Favor confirmar presença”. A Tour House é uma One Stop Shop e possui uma plataforma dedicada para que seu evento tenha todo suporte possível.  

Conheça cada diferencial dos serviços RSVP da Tour House:

Profissionais qualificados para a confirmação e emissão de bilhetes aéreos em tempo real;

Os atendimentos são realizados em tempo real por profissionais altamente qualificados e treinados para cumprir prazos e regras das companhias aéreas. Esse serviço agiliza a parte burocrática e ajuda a realizar um check-in on line que para alguns países como a Europa deve ser feito antecipadamente. 

Gravação de ligações:

Nada pior do que falta de comunicação ou problemas com entregas e empresas de viagens. Com o serviço de gravação de ligações você garante segurança em todas as informações, esse é um serviço que garante clareza e transparência em todas os processos de RSVP. Agregar eficiência e efetividade na qualidade do serviço é o objetivo desta ferramenta.

Recuperação de histórico das gravações telefônicas com alta capacidade:

Nada adianta ter a gravação de ligações se não tiver uma resposta rápida e de qualidade quando precisar. Quando a Tour House fala de alta capacidade quer dizer que quando você precisar acessar esse serviço, terá um retorno em tempo hábil e preciso.

Sistema on-line possibilitando acompanhar as confirmações e atualizações on time:

Acompanhar todas as informações em tempo real é sinônimo de transparência. Com esta plataforma você pode acompanhar todas as confirmações, dando a possibilidade de encaixar um convidado ou substituir um representante importante para o seu evento.

Controle de passagens emitidas e não utilizadas:

Mais um controle em suas mãos, e esse pode gerar economia e alteração em planejamentos futuros. Saber sobre todas as passagens que são utilizadas promove maior organização e controle de custos junto às empresas aéreas.

Plano de contingência:

Definir as responsabilidades estabelecidas em um evento para atender uma emergência com informações detalhadas sobre cada área envolvida. Esse documento garante segurança nas confirmações e nas negativas.

Status Report com envio automático com agendamento:

Atualização periódica de todas as confirmações e todos os processos que virão. Todo o controle que você precisa de forma automática tendo as informações bem planejadas e precisamente alinhadas ao evento. 

Etapas do RSVP

A fidelização de um convidado vai além do simples aceite ou confirmação de sua presença nos eventos. Para garantir, com sucesso, a participação do convidado, várias etapa de pré e pós eventos são realizadas. Tais como:

  • RSVP ativo (ligação para confirmar a presente, com suporte de uma equipe qualificada) e receptivo (aguarda o convidado confirmar a presença)
  • RSVP receptivo em canais digitais (redes sociais, landing page, entre outros)
  • Encaminhamento de convite digital, save the date, agradecimento
  • Envio do convite físico
  • Disparo de lembretes
  • Gestão e logística de traslado
  • Relacionamento por meios digitais pré e pós evento

Vale ressaltar que essas etapas podem variar de acordo com cada evento e seus objetivos.

Gestão  e Consultoria

Uma plataforma que trabalha para um evento bem sucedido, é dessa forma que a RSVP da Tour House vai gerir o seu evento. Também vai estar à disposição para solucionar e informar todo o projeto até o final. 

Todos esses serviços foram desenvolvidos através da experiência que a Tour House tem com eventos, e desta forma ela garante um serviço de RSVP de qualidade e sucesso.

A Tour House Eventos garante sucesso no seu evento

A Tour House Eventos e Incentivos já realizou eventos no qual o número de convidados ultrapassou as 3.000 pessoas no prazo de realização de 3 meses. O serviço de RSVP entra como uma ferramenta de extrema importância e de grande ajuda. Realizar a confirmação de milhares de pessoas, de forma online, com uma equipe qualificada, otimiza o tempo de realização de todos os inúmeros processos que dependem dessa informação.  

Realizamos projetos nacionais e internacionais, tais como a Convenção da Ford no deserto do Atacama. 24 profissionais foram destacados para a organização dos traslados e check-ins. Um serviço que é oferecido aos clientes e que inclui a confirmação de emissão de bilhetes aéreos em tempo real e o controle de passagem emitidas e das não utilizadas.

Além disso, oferecemos o melhor serviço de RSVP para o seu evento. Um serviço de qualidade e segurança, melhorando o desempenho de todos os processos que dependem do número de participantes.

Entre em contato e garanta agilidade e segurança para seu evento ser um sucesso.

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Como aumentar os resultados com incentivos

Aumentar os resultados, por meio do incentivo ao colaborador, é algo que faz parte das organizações. Porém, como incentivar o colaborador a gerar mais resultados?

Aumentar os resultados com engajamento

Na década de 90, as organizações se depararam com negócios imprevisíveis. Habilidades tecnológicas precisavam ser adquiridas e inseridas nos processos. Ainda assim, um colaborador era avaliado por tempo de casa e sua maior motivação era manter seu emprego por longos anos.

Atualmente, sob novas perspectivas de negócios e um relacionamento totalmente diferente entre empresa e colaborador, a vantagem em mantê-lo e engaja-lo é de aumentar os resultados de forma significativa na organização em que trabalha. Incentivar por meio de premiações como viagens podem transformar a maneira de como seu colaborador enxerga a empresa que trabalha. Muitos talentos estão de olho nas empresas que garantem as melhores experiências e que valorizam cada conquista que seus colaboradores promovem para a empresa em que trabalham. Ter grandes talentos profissionais são de grande valia e trazem resultados positivos para as empresas. 

Em uma pesquisa realizada pelo Departamento Econômico da Universidade Warwick (Reino Unido) aponta que funcionários que se sentem felizes são 12% mais produtivos. Outro estudo realizado pela Bain & Company, identifica uma diferença para três perfis de colaboradores:

  • colaborador satisfeito: em uma escala de produtividade, esse alcança 100 pontos;
  • colaborador engajado: esse alcança 144 pontos;
  • colaborador inspirado: que surpreende com 225 pontos de produtividade. Esse colaborador consegue entregar processos no mesmo tempo em que 2,5 vezes colaboradores satisfeitos entregam.

Segundo essa pesquisa, incentivar os colaboradores gera resultados positivos nas empresas, aumenta os resultados financeiros, melhora a qualidade do serviço e gera uma visibilidade para atrair novos talentos. O incentivo ao colaborador pode ser encarado claramente como investimento para sua empresa. 

Inspirando colaboradores a aumentar os resultados

Um colaborador que abraça a empresa na qual trabalha, tem muito mais a oferecer ao invés de ganhar. Quando pessoas se dispõe a alcançar objetivos, porque tem um propósito alinhado ao da empresa, essa consegue aumentar os resultados e alcançar metas que foram traçadas.

Empresas que trabalham com a técnica inbound recruiting oferecem premiações, eventos e viagens que envolvem o colaborador no universo da organização transmitindo os valores que a empresa adota, transformando os colaboradores em promotores da organização na qual trabalham. Esse tipo de ação pode acrescentar, e muito, nos resultados que a empresa deseja alcançar.

Colaboradores inspirados trazem retorno com vendas e ideias inovadoras. Investir em  premiações são de grande valia quando a empresa quer aumentar seus resultados seja no faturamento, vendas ou processos.

Como conseguir inspirar esses colaboradores? Criando experiências inesquecíveis, que sejam lembradas em todos os momentos da vida, não só no trabalho e que a cada nova premiação a sensação seja incrível.

A Tour House Eventos trabalhou junto com a um cliente em sua convenção no ano de 2015, levando seus colaboradores para a Disney, incentivando-os e premiando-os em uma viagem inesquecível.

Uma relação de gratidão e parceria promovidos pela empresa com suas premiações. Um trabalho que busca aumentar os resultados e, consequentemente, gerar valor e profissionais que se destacam e se empenham pelo sucesso da empresa.

Se a sua empresa quer aumentar os resultados a Tour House Eventos mostra o melhor caminho quando falamos de incentivos, dando todo o suporte necessário, proporcionado experiências inspiradoras ao colaboradores da sua empresa.

Conte com a Tour House

A Tour House Eventos trabalha com o Sistema SPEC (Single Point Of Events Controller) uma ferramenta de gestão online de todos os processos do evento para a sua empresa. Um investimento bem feito aumenta os resultados e a Tour House se preocupa com todas as contratações do seu evento. Trabalha com rígidas negociações de preços, preocupando-se com prazos que atendam às políticas da sua organização. Esses processos iniciais garantem um custo baixo e um retorno positivo. Para que tudo saia de forma perfeita e bem estruturada, a Tour House tem os melhores serviços para viagens e premiações.

Crescer, inspirar, conectar e emocionar seu colaborador é o nosso maior objetivo. São esses sentimentos que queremos despertar em cada trabalho que realizamos, e esses sentimentos são os mais significativos para engajar sua equipe e transformar colaboradores em promotores da sua empresa, gerando grande sucesso nos resultados.

Venha conhecer nossos serviços que irão inspirar você e sua equipe.

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Organizando um evento e atento às ocorrências

Os detalhes na organização de um evento têm prioridades que garantem a segurança dos participantes. Um evento bem sucedido enfrenta ocorrências, porém, estas ocorrências devem ser resolvidas com preparo através de um impecável planejamento, afinal, garantir e zelar pela participação saudável dos convidados é de extrema importância. Evitar ocorrências que possam justificar consequentemente pagamentos de indenizações ou multas também devem ser levados em consideração quando se planeja um evento.

Requisitos básicos devem ser bem estruturados e levados em consideração. Negligenciar esse tópico pode trazer grandes dores de cabeça. Pequenos problemas podem ocorrer por deixar esses requisitos como os últimos da lista na organização dos eventos. Trabalhar com o ditado que diz: “Melhor prevenir do que remediar” é um caminho sem erro.

Causas simples, mas que podem gerar graves consequências como: furtos, perda de objetos de valor, acidentes com convidados e até a queda de algum objeto, pode gerar muito desconforto aos convidados. Quando a empresa que está sediando o evento está preparada desde os detalhes mais simples, até os mais complexos, acontecendo um acidente, a empresa mostra que foi cautelosa com a segurança de seus participantes gerando confiança e credibilidade.

Por onde começar?

Primeiramente, um bom planejamento de segurança deve estar presente no início da organização do evento e requer conhecimento técnico e atuação de pessoal com treinamento especializado. Considerar a contratação de uma empresa como a Tour House que tem experiência e solidez no mercado é de grande importância para garantir a segurança e suporte avaliando as melhores condições nesta etapa. Ainda assim conhecimento para gerir os itens é essencial. Vamos apresentar três itens relevantes que devem constar no seu planejamento.

Local perfeito

Escolher o local por número de convidados, perfil e de acordo com o tema do seu evento é de extrema importância. Um ambiente pequeno e apertado para um grande número de pessoas pode representar risco à segurança dos convidados. Respeitar a capacidade do espaço é lei e trás conforto aos convidados. 

Documentação do local e infraestrutura em dia também garantem a segurança de todos os presentes.

Estacionamento e via de acesso tranquiliza seu convidado e garante a participação dele no evento. Provavelmente ninguém vai querer chegar atrasado ou ficar preocupado com seu veículo para aproveitar todos os momentos do evento.

Histórico de criminalidade nas redondezas deve ser avaliado de forma minuciosa. Um assalto ou roubo de veículos podem acabar com um evento feito com muito trabalho e maravilhosamente estruturado.

Autorização e licenças com antecedência 

Organizar um evento com toda a dedicação e empenho pode cair por terra se não possuir as autorizações para a sua realização, gerando multas e até cancelamento. Ninguém quer esse resultado. Dessa maneira, procurar os órgãos responsáveis que emitem essas documentações devem constar no seu planejamento. O mais importante deles e comumente é o Alvará de Funcionamento Temporário válido para cada evento emitido. Dependendo do Estado e tipo de evento, licenças específicas são emitidas. Em caso de manipulação de alimentos, pode ter a vistoria da Vigilância Sanitária. Uma outra situação pode ser o uso de fogos de artifícios. Nesse caso, uma autorização da Divisão de Produtos Controlados deve ser emitida. Um evento com apresentações musicais e de artistas devem garantir o pagamento dos direitos autorais ao Ecad (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) e dependendo da cidade e complexidade do evento, leva entre 15 a 90 dias para o processo ser liberado. Então, antecipar tudo é fundamental. Não seguir esses requisitos pode gerar acidentes e processos cíveis e criminais criando uma imagem negativa da empresa.

Contar com uma One Stop Shop, como a Tour House, especializada na criação, produção e logística de eventos, apoia todo esse trabalho agilizando seu evento.

Funcionários devidamente identificados

A famosa credencial, ou crachá, identifica quem trabalha e organiza o evento. Uma equipe devidamente uniformizada e padronizada facilita o reconhecimento e identificação de todos os participantes, diferenciando convidados e organizadores. Um detalhe de suma importância que contribui com a segurança em eventos. A Tour House desenvolve desde o crachá, até toda a estrutura Key Visual que é unicamente desenvolvida para cada evento. Ela entende todas as necessidades de um evento e alia essas necessidades à criatividade e bom gosto, garantindo uma criação personalizada para todos que estão trabalhando no evento.

Conte com a Tour House

Muitos detalhes que garantem a segurança dos convidados e da sua empresa devem constar no planejamento de um evento. A Tour House pode garantir que os processos do planejamento de segurança tenham um final bem sucedido oferecendo o Serviço Emergencial dedicado a grandes eventos. Garantir que tudo saia de acordo com o planejado é nossa maior preocupação. Ocorrências podem acontecer, mas a Tour House está preparada para resolver essas ocorrências de forma rápida e eficiente. Também contamos com um central de atendimento que opera em nossa sede 7 dias por semana, 24 horas por dia, amparando nossos clientes em situações de emergência. Com a Tour House, a experiência do seu evento está segura e será um sucesso.

Para saber mais sobre como a Tour House pode te ajudar a produzir os seus eventos, entre em contato com a nossa equipe comercial.

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Um ambiente inovador com projeção visual

Projeção visual, uma tecnologia inovadora envolvente e que transmite aos sentidos do corpo humano toda a emoção de uma campanha, uma história, um acontecimento e interage com muitas pessoas ao mesmo tempo. Causar um grande impacto ou prender a atenção dos convidados é muito mais garantido utilizando essa tecnologia que hoje pode estar presente em treinamentos, convenções, eventos e nas cidades.

Utilizar uma projeção visual transforma o ambiente em uma experiência única, proporcionando aos convidados sensações, emoções, inspirações e comportamentos. Ambientar o convidado pode estar muito além do que simplesmente manter um ambiente acolhedor. A projeção interage com as pessoas e transmite impacto visual muito rápido. Apoiada às novas tecnologias, os eventos deixaram de ser um encontro de palestras no qual o convidado sentava e escutava e passou a ser uma estratégia de negócios dinâmica e interativa das empresas que conseguem aumentar o contato com os fornecedores, colaboradores, clientes e contatos de maior interesse. Quando o evento está envolvendo uma marca ou produtos, a ambientação deve imprimir um sentimento sobre eles, e a comunicação visual  transmite um impacto imediato.

Além de ser uma forma prática, e que está aliada às transformações tecnológicas que temos em mãos, a projeção visual transforma o ambiente rapidamente, proporcionando harmonia com a proposta que a empresa quer passar aos seus convidados.

Porque sair do tradicional?

O diferencial dessa ferramenta faz a importância de utilizá-la nos ambientes dos eventos. Ela consegue substituir projetos de decoração mais tradicionais propondo uma tendência inovadora, explorando diversas possibilidades que rende um bom retorno sobre o investimento. Tanto quanto chegar ao objetivo que é fazer um evento de sucesso, é ele ser lembrado e marcado na vida das pessoas que estiveram presentes. A projeção visual pode ser muito eficiente ao criar um ambiente autêntico e inovador, pois chama muito mais atenção. Novas tecnologias foram criadas para que a projeção visual adapta-se aos ambientes mais diversos, como a projeção mapeada que pode gerar imagens em 2D e 3D em superfícies não convencionais como chão, paredes e objetos, transformando qualquer ambiente em uma experiência única, podendo explorar diversas possibilidades, enriquecendo as estruturas e os olhos de quem vê. Não importando qual seja o tema ou o objetivo desse evento, essa ferramenta pode contribuir com o ambiente escolhido. 

O maior objetivo em um evento é que ele seja um sucesso, e utilizar recursos que ajudem a aumentar as possibilidade para esse objetivo, diminuindo custos e economizando tempo, devem ser aproveitadas. 

Praticidade, tecnologia e sucesso nos eventos

A ambientação do evento incorpora toda a interatividade que o público vai agregar a experiência de participar do evento. Elevar o tema, atentando-se às tendências que as novas tecnologias tem a oferecer, promove segurança nas mensagens que as corporações desejam passar resultando no sucesso. Um evento bem sucedido começa de maneira assertiva e vai terminar no prazo contratado. Então, porque não agregar novas possibilidades que vão facilitar o trabalho e gerar resultados? O mais importante é respeitar o objetivo e realizar um evento inesquecível. Com a  ambientação com projeção visual, esses pontos importantes estão garantidos. A ambientação melhora a experiência do participante que pode estar em uma pequena sala ou em um grande espaço criando um ambiente colaborativo e dinâmico. Aliado com a projeção visual, o convidado mergulha no universo proposto pelo evento. Grandes eventos utilizam essa tecnologia de ambientação com projeção visual e o resultado é surpreendente para o público, como, por exemplo, a abertura das Olimpíadas do Rio de Janeiro, em 2016, que produziu diversas paisagens do Brasil como a floresta amazônica e as praias do Rio, mostrando que essa ferramenta fornece inúmeras possibilidades com baixo custo. 

Soluções Criativas com projeção visual

Melhorar a experiência, diminuir as chances de erro e criar um evento único é a vantagem de utilizar as novas tecnologias que foram criadas para facilitar nossa vida e melhorar o desempenho dos trabalhos. A Tour House está antenada às novas tendências e quer oferecer o que há de mais inovador nos eventos, oferecendo soluções criativas e inovadoras. Especializada em criação, produção e logística de eventos nacionais e internacionais de pequeno, médio e grande porte com uma equipe de produtores que trabalham em parceria com nossos Meeting Designers e área de criação que desenvolvem as melhores alternativas linkadas aos conceitos e objetivos que as empresas desejam desenvolver em seus eventos.

Entre em contato com a Tour House e acrescente mais tempero aos seus eventos.

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Gestão de eventos: use tecnologia ao seu favor

Gestão de eventos corporativos é uma das áreas mais desafiadoras dentro de uma organização. Além de estar próximo de todos os envolvidos, você precisa montar, estruturar e executar um planejamento que seja eficiente. Ao mesmo tempo, precisa estar alinhado aos objetivos da empresa e com os resultados que devem ser obtidos ao término do evento.

Neste texto, falaremos como a tecnologia pode auxiliar na gestão e como isso impactará o resultado do seu evento.

Responsabilidades e desafios na gestão de eventos

A sua responsabilidade começa na idealização do evento e qual a finalidade que esse deve ter. Quando os objetivos são definidos, deve-se estruturar um planejamento eficiente, pensar na cenografia e na seleção dos fornecedores. A sua responsabilidade na gestão do evento ainda passa pela promoção do evento e motivar a equipe a desenvolver um bom trabalho.

Entre os principais desafios na gestão de eventos estão:

  • ser assertivo na gestão;
  • evitar a falha do planejamento;
  • gerenciar o tempo de todo o time que participa da organização e execução do evento;
  • prevenir problemas de comunicação interna que geram ruído organizacional;
  • agilizar a tomada de decisões.

A tecnologia na gestão de eventos

Para auxiliá-lo na gestão, utilizar a tecnologia a seu favor pode impactar o seu dia-a-dia ao tornar os processos mais ágeis e eficientes. Um exemplo é deixar as informações em servidores que podem ser acessados em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo (smartphone, tablet ou notebook). O fácil acesso a essas informações torna a tomada de decisões rápida e eficiente.

Anotações, planilhas, mensagens e e-mails são ferramentas importantes que devem ser utilizadas no dia-a-dia da equipe. Porém, quando as informações não estão centralizadas, o processo pode perder agilidade e atrasar o andamento das etapas do evento. Para evitar que problemas como esse ocorram, utilize ferramentas desenvolvidas para a gestão de eventos e conte com um fornecedor que entenda da sua organização e não meça esforços para atingir os melhores resultados.

Produtoras que possuem sistemas de gestão de projetos precisam ser levadas em consideração, uma vez que, com a utilização de um sistema de gestão de eventos, é possível acompanhar todas as etapas do evento, conciliar o que foi contratado e o que foi executado, além de conferir agilidade à execução do evento.

Com isso, é gerada uma economia real. Com entregas por meio de relatórios precisos, é possível calcular, exatamente, qual foi o retorno gerado sobre o investimento despendido.

Escolha o fornecedor ideal

Para que a estratégia do seu evento alcance os objetivos da organização e seja um sucesso, é necessário contar com fornecedores que entendam suas necessidades e estejam preparados para atendê-lo e elevarem o padrão dos seus eventos. Indo além das expectativas e surpreendendo não só os convidados, como também a toda a organização.

Procure um fornecedor que realize eventos em altíssimo nível e que possua um modelo de gestão que seja realmente efetivo. A seleção desse fornecedor deve levar em consideração o quão envolvido ele é com a sua organização e que não meça esforços para alcançar os melhores resultados nas negociações com outros fornecedores. Além disso, esse fornecedor deve realizar um diagnóstico completo por meio de um acompanhamento consultivo, que forneça interpretação dos dados para garantir a contínua evolução.

Quer saber como podemos impactar no seu evento?

Crescer, Inspirar, Conectar e Emocionar. Somos movidos pelo desejo de despertar todas essas sensações nos eventos dos nossos clientes, e para isso, nossa estrutura One Stop Shop permite que estejamos sempre alinhados e a frente com o que há de mais inovador e criativo no mercado, possibilitando que cada evento seja uma experiência única para a sua marca e seus convidados.

De pequenas reuniões a convenções e lançamentos de produtos para milhares de convidados, você encontra na Tour House Eventos e Incentivo tudo que o seu evento precisa: criação, produção, logística terrestre e aérea, gestão de custos, sistemas para apoio a gestão,  entre outros serviços, todos com excelentes preços e o controle efetivo e auditável das despesas realizadas.

Entre em contato e agende uma visita.

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